Las organizaciones establecen estos procesos de valor agregado para alcanzar sus metas mediante la explotación de oportunidades y la resolución de problemas.
LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Un sistema de información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.
Toda organización es un sistema social, cuya estructura refleja de que manera, ésta interactúa con el medio ambiente. Es útil reconocer estos subsistemas y como interactúan entre sí, para poder juzgar la coordinación que es precisa entre ellos y poder actuar con oportunidad e introducir los cambios correspondientes.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
- Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
- Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.
- Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
- Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:
- Automatizar los procesos operativos.
- Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
- Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).
Cada uno de los diferentes tipos de sistemas de información está destinado a procesar datos por una de tres razones: capturar los detalles de las transacciones, permitir que se tomen desiciones o comunicar la información entre personas y localidades.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estrutura organizacional se refiere a las subunidades organizacionales y a la relación de éstas con la organización general. Dependiendo de las metas de la organización y de su método administrativo, es posible utilizar diversas estructuras. La estrutura de una organización puede ejercer un importante impacto en la concepción de los sitemas de información y en el tipo de éstos que se emplea.
- Estructura organizacional tradicional.- a la estructura organizacional tradiconal tambien se le conoce como estructura jerárquica, pues es posible concebirlo como una serie de niveles, cuyas capas más altas disponen de mayor poder y autoridad.
- Estructura organizacional plana.- suele ser producto dela cesión de autoridad a empleados de niveles inferiores para la toma de decisiones y resolución de problemas sin necesidad de ser supervisados por administradore del nivel intermedio.
- Estructura organizacional por proyectos.- se centra en grandes productos y servicios. Muchos equipos de proyectos son de carácter provisional. Una vez concluido el proyecto, los miembros del equipo responsables se integran a nuevos equipos, encargados a su vez de realizar otros proyectos.
- Estructura organizacional por equipos.- está centrada en equipos o grupos de trabajo. En algunos casos, tales equipos son pequeños; en otros, pueden ser muy grandes. Por lo comun, cada equipo cuenta con un lider, el cual rinde informes a un administrador de alto nivel en la organización.
- Estructura organizacional multidimensional.- integra varias estructuras al mismo tiempo. Una de las ventajas de la estructura organizacional multidimensional es la posibilidad de atender en forma simultanea tanto a áreas corporativas tradicionales como a importantes lineas de producto. Una de sus posibles desventajas es el riesgo que implica la existencia de multiples lineas de autoridad.
¿CUALES SON LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN?
Los primeros esfuerzos por administrar información se concentraron en los datos. Tales esfuerzos se efectuaron simultaneamente con la adopción generalizada de los sistemas de administración de bases de datos (DBMS, database management sytems).
La idea de que los datos y la información son recursos que deben controlarse igual que cualquier otro recurso sigue prevaleciendo y representa una estrategia positiva para el uso de las computadoras.
Sin embargo, ha sugerido otra perspectiva complementaria, la de que es posible manejar la información controlando los recursos que producen la información. En otras palabras, en lugar de concentrarse en las entradas (los datos) y las salidas (la información), tambien debe ponerse atención en el procesador de información que transforma las entradas en salidas. Este procesador se forma de hardware y software, asi como de las personas que crean, operan y usan los sistemas.
Tipos de recursos de información
Entonces, los recursos de información de una compañía consisten en:
- Hardware
- Software
- Especialistas en información
- Usuarios
- Instalaciones
- La base de datos
- Información
Si los gerentes de una empresa deciden utilizar la información par alograr una ventaja competitiva, deben reconocer cada uno de estos elementos como recursos de información.
La adminsitración de recursos de información (IRM, information resources management) e suna actividad que realizan los gerentes de todos los niveles de la compañía con el fin de identificar, adquirir y controlar los recursos de información requeridos para satisfacer las necesidades de información.
JUSTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Dada la importancia de los sistemas de información para las labores de las organizaciones, las empresas deben asegurarse de la conveniencia de mejorar o renovar por completo sus sistemas. El proceso de revisión de cambios en SI implica la justificación de la necesidad de esos cambios y de que con ello se obtendran ganancias.
Para evitar perdidas, cada posible proyecto de SI debe ser objeto de revisión para garantizar que satisfacerá una importante necesidad de la compañía, que el proyecto es compatible con la estrategia corporativa, y que favorecerá el cumplimiento de metas y objetivos especificos. Sin embargo, deberia procederse a una segunda revisión para evaluar el grado de riesgo o incertidumbre asociado con cada proyecto. El riesgo puede estimarse mediante valoración de las siguientes preguntas:
1.- ¿Qué tan claramente se conocen los requerimientos del sistema?
2.-¿Hasta qué punto del proyecto demanda un esfuerzo precursor, antes desconocido para la empresa, en cuanto a la tecnologia?
3.- ¿ Existe el riesgo de severas repercusiones administrativas en caso de que el proyecto sea implementado en forma deficiente?
Ventajas competitivas y los sistemas de información
Existen muchos que se han dedicado a estudiar y escribir acerca de los SIS (strategic information systems, en español SIE: sistemas de información estrategicos). Wiseman, por su parte, considera a los SIS como el uso de la tecnologia de la información para apoyar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales. Asi, los sistemas de información de una organización pueden clasificarse como tradiconales o estrategicas.
Los sistemas tradicionales son aquellos que tienen como objetivo principal cubrir las necesidades de automatización de las operaciones básicas o cumplir con la función de generar información como apoyo para la toma de decisiones.
Alternativas para obtener ventajas competitivas
Existen diferentes estrategias identificadas como mecanismos a seguir por las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, que normalmente se van a ver reflejadas en incrementos en la participación de mercado de la insdustria.
- Reducir costos
- Incrementar barreras de entrada al mercado
- Crear altos costos de cambio
- Crear nuevos productos o servicios
¿ Requiere de computadoras un sistema de información?
Los sistemas de información no necesitan estar basados en las computadoras, pero con frecuencia lo están. El factor determinante es si un sistema puede ser mejorado incluyendo en él la capacidad del preocesamiento por computadoras. Si un sistema del tipo manual de procedimientos y personas puede ejecutar su trabajo eficientemente y sion error, habra pocos motivos para utilizar computadoras. Sin embargo, a menudo, cuadno crece el volumen de trabajo los procedimientos aumentan en complejidad, o las actividades llegan a estar mas interrelacionadas, obteniendose grandes mejoras al introducir la ayuda de un sistema de computo.
La computadora complementa, en vez de reemplazar, a las personas, si bien en casos de trabajos que son particularmente molestos o peligrosos, los sistemas computarizados pueden diseñarse con la intención de que el personal se aboque a semenjantes labores.
Por otra parte, las computadoras pueden convertirse en una ayuda valiosa en la toma de decisiones. Pueden incrementar las capacidades de los usuarios haciendolos mas productivos y mas eficientes. Los sitemas de información en los que intevienen las computadoras se llaman a veces sistemas de información computarizados.
¿ por que los administradores necesitan sistemas de información?
Los gerentes o administradores exitosos son aquellos que estan mejor capacitados para administrar y utilizar la información, con el fin de tomar decisiones oportunas y eficaces. Los sistemas de información facilitan el aprovechamiento de los ingredientes clave en una organización acertada; la información y el personal. La gerencia necesita sistemas de información por siete razones que se presentan acontinuacion.
1).- La “explosión” de la información
2).- El ritmo rapido del cambio
3).- La creciente complejidad de la administración.
4).- la interdependencia de las unidades de la organización.
5).- El mejoramiento de la productividad.
6).- la disponibilidad de las computadoras para los usuarios finales.
7).- El reconocimiento de la información como un recurso.
INFORMACION Y DATOS
En ocasiones los terminos dato e información se utilizan como sinonimos, lo cual es un error. Dato puede ser un numero, una palabra, una imagen. En el ambito cotidiano se utiliza en plural “datos”, los cuales son la materia prima para la producción de información. Información, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien. Finalmente, sistema es el mecanismo por el cual se generará información.
Todas las mediciones que se hagan sobre variables observadas constituyen datos. Claramente, estos carecen de valor si no se cuenta con un contexto contra el cuál evaluarlos o contrastarlos. Al añadirle el contexto se le da valor semántico al dato, es decir, se le elabora adjuntándolo con otros datos, como mensaje. Pero el mensaje tampoco interesa, es decir "informa", si no hay motivo para conocerlo.
LOS DATOS COMO ACTIVO DE UNA ORGANIZACIÓN
Toda organización recoge y analiza datos. Estos datos son de diferentes orígenes y responden a diferentes propósitos. Por ejemplo la contabilidad de una empresa resume, habitualmente, los datos referidos a las operaciones de la misma medidos en dinero corriente. Las empresas y las organizaciones en general suelen también almacenar datos sobre sus productos, servicios, clientes, agentes, contratistas, proveedores o beneficiarios. Cada una de estas categorías significa un tipo distinto de datos.
Las organizaciones, en tanto sistemas, tienen un propósito, fijado por las decisiones determinativas del más alto nivel de conducción: El directorio de la empresa. Pero no siempre las organizaciones se estructuran eficientemente para cumplir con sus objetivos, y es notorio que algunas hasta lo hacen manifiestamente mal. Un buen indicio del grado de madurez de una organización en su gestión administrativa es el manejo que realiza con los datos. En los últimos años, varias organizaciones que llevaron a la práctica una reestructuración de sus sistemas administrativos en torno a sus objetivos de información obtuvieron beneficios que las colocaron delante de su competencia de manera decisiva, casi obligando a aquella a dejar el mercado. Más que preconizar el monopolio, este argumento pretende afirmar la importancia de la administración sabia de los datos de una organización, aún en aquellos casos donde los objetivos sólo pueden medirse en el terreno económico de manera mediata, como en el caso de la salud pública.
Esto implica el reconocimiento, por parte del personal de las organizaciones, de que los datos deben pertenecer a todas las funciones de una organización. Las islas de información en las que es habitual que se refugien los administradores medios y aún altos, impiden de manera terminante la cooperación requerida para alcanzar este objetivo. Por ejemplo, el gerente de producción de una planta fabril puede entender el éxito de la empresa como la producción a capacidad plena, el de relaciones laborales como el funcionamiento sin conflictos, el contador como un balance fiscal positivo, y el financista o tesorero como un flujo de caja afortunado. Cada uno tiene, entonces, sus propias necesidades de información y su propia visión de la empresa u organización. Uniformar esos criterios es tarea de Desarrollo Organizacional, pero las consecuencias sobre los datos deben ser asumidas por el area de sistemas mucho antes de que un programa de desarrollo organizacional, pueda mostrar avances en ese sentido.
Claramente, tal como la organización reconoce que sus recursos humanos, tecnológicos o logísticos requieren un nivel de especialización en su administración, aún cuando su efecto sobre la empresa resulte global, se debe reconocer que la administración de los datos de una organización, dado el valor que éstos tienen para la misma, debe estar en manos de una función especializada.
La utilidad de los datos de una empresa u organización, se materializa en la toma de decisiones correcta y oportuna, en base a los datos que conoce. Si éstos resultan poco seguros, imprecisos, inoportunos o simplemente están fuera del alcance del que tiene que tomar la decisión, el proceso de la misma resulta poco fiable, y la organización pierde confianza en el sistema gubernamental, se vuelve rígida y poco manejable y termina convirtiéndose en una burocracia.
El primer paso hacia los proyectos de reingeniería en las organizaciones es reconocer la necesidad de la existencia de una función de administración de datos en cada una de ellas. A partir de allí, el Sistema Informático es la aplicación de técnicas de producción de sistemas automatizados para el mantenimiento y la explotación de los datos como activo de la Organización, o sea los que ésta tiene y genera.
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